Was ist Teilnehmermanagement? Definition und Tipps

Das Einladen der Teilnehmer und deren anschließendes Management ist ein zentraler Bestandteil jeder erfolgreichen Veranstaltung. Jedoch kann bereits hier das Event Erlebnis für die Besucher entscheidend beeinflusst werden. Nun aber zu der Frage: Was ist „Teilnehmermanagement“ überhaupt?

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Was bedeutet der Begriff Teilnehmermanagement?

Unter Teilnehmermanagement versteht man die Organisation und Verwaltung der Teilnahme von Einzelpersonen oder Gruppen an Veranstaltungen oder Meetings. Dazu gehören Aufgaben wie die Registrierung der Teilnehmer, die Verfolgung der Anwesenheit, die Koordination der Logistik und die Bereitstellung von Unterstützung. Es ist ein wichtiger Aspekt der Veranstaltungsplanung, der zum Erfolg der Veranstaltung beiträgt.

Es soll dazu dienen, Komplexität im Ablauf zu reduzieren und die Administration der Veranstaltung zu vereinfachen.

Dadurch können manuelle Aufgaben reduziert und Zeit gespart werden, die für die Konzeption verwendet werden kann.

Eine weitere Aufgabe ist die Vergrößerung der Effizienz von Arbeitsabläufen. Es findet in drei Phasen statt: vor, während und nach der Veranstaltung. Manchmal spricht man auch von einer vierten Phase, die den anderen vorausgeht: Der Planung.

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Profi-Tipp: Die Vorgaben und Bestandteile können Sie im Gesetz (VStättVO, MVStättVO), der DSGVO, den behördlichen Auflagen und den Veranstaltungsort spezifischen Richtlinien entnehmen.

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Planung des Management-Systems

Die Planungsphase wird oftmals als ein Teil der Phase vor der Veranstaltung gesehen, steht aber im Prinzip für sich. Zusammengefasst beschäftigen einen hier erst einmal die generellen Fragen.

Ziele der Veranstaltung, die Zielgruppe und der Ablauf werden definiert. Das integrierte System startet erst nach der Beantwortung dieser Fragen.

Inwiefern ein digitales System von Bedarf ist, liegt dann im Ermessen des Event-Managers.

Natürlich kann es auch analog, und zwar ganz klassisch mit Papier und Stift geleitet werden. Zur digitalen Verwaltung gehören Excel und spezielle Softwares, wobei einige praktische Features bereits oft in Softwares integriert sind.

Das Herzstück bei digitalen Veranstaltungen ist die Event-Website oder Event Apps. Dort treffen sich die Teilnehmer und durchleben alle Phasen der Veranstaltung.

Die meisten Vorbereitungen des Event-Managements für Teilnehmer haben daher zum Ziel, die Besucher auf diese Seite zu bringen. Das funktioniert vor allem über den Versand von E-Mails.

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Gästemanagement

Mit dem Begriff Einladungsmanagement werden alle Aktionen rund um die Gästekommunikation einer Veranstaltung zusammengefasst.

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Vor der Veranstaltung: Teilnehmer- vs. Einladungsmanagement

Das Gästemanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Eventmanagements. Hierunter werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die im Zusammenhang mit der Kommunikation aller Gäste einer Veranstaltung stehen.

Das erhalten die Teilnehmer unter anderem die ersten E-Mails, welche auf die Veranstaltung aufmerksam machen oder grundlegenden Informationen enthalten. Oftmals sind es auch die offiziellen Einladungen per Email oder früher per Post inklusive eines festen Datums, Zeit und der Location.

Mögliche Bestandteile einer digitalen Veranstaltung können dabei das Mailing, QR Codes, eine Seite für die Registrierung und das Branding sein.

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Während der Veranstaltung: Digitale Teilnehmermanagement Systeme

Während der Veranstaltung kann die Teilnehmermanagement-Software den Einlass erleichtern. Ob über „Check-In“-Apps, wie https://www.passcreator.com/, oder der schnellen Erstellung von Namensschildern – je effizienter das Management, desto besser.

Die Navigation durch das Event kann durch Event-Apps vereinfacht werden. Auch Anmeldungen zu bestimmten Teilen der Veranstaltungen können so für Teilnehmer und Veranstalter leicht gehandhabt werden.

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Nach der Veranstaltung: Feedback und Datenerfassung

Nach der Veranstaltung beschäftigt sich das Management dann mit Dankesschreiben, dem Feedback der Teilnehmer und der Datenerfassung im CRM-System (Customer-Relationship-Management). Zudem hat die Nachbereitung eine zusätzliche rechtliche Bedeutung, sofern es sich um Mitglieder- oder Vertreterversammlungen handelt, die juristisch beschlussfähig sind.

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Was ist für ein lückenloses Event Teilnehmermanagement essenziell?

Bevor der Kontakt mit den Teilnehmern startet, ist die Wahl eines einheitlichen Konzeptes unerlässlich.

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Das beinhaltet:

- die Wahl eines Standard-Mediums, also Telefon, E-Mail o.ä.

- Die Ansprache des Teilnehmers (Sie/Du)

- die visuelle Gestaltung (einfach/auffällig)

- die Häufigkeit der Kontaktaufnahme

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Um sich auf diese Konzepte festzulegen, ist eine ausführliche Definition der Zielgruppe nötig. Gekoppelt daran sollte auch das Format - analog, digital oder hybrid - der Veranstaltung sowohl zur Zielgruppe als auch zum Ziel der Veranstaltung passen.

Bei analogen und hybriden Events spielen Unterkünfte und Verpflegung der Teilnehmer eine weitere große Rolle uns dürfen nicht vergessen werden.

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Profi Tipp: Achten Sie bei der Verpflegung auf die Gewohnheiten Ihrer Teilnehmer. Gibt es vielleicht Vegetarier oder Veganer?

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Ein weiterer wichtiger Punkt ist, wie die Daten Ihrer Teilnehmer behandelt werden (Echtzeitdaten-Übertragung, Datenschutz und Sicherheit). Das A&O ist schließlich die Auswahl der richtigen Tools und einer passenden Event-Website.

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Lesetipp: So gelingt die perfekte Event-Website

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Digitales vs. Analoges Teilnehmermanagement

Sie können Ihr Event Koordination der Eventteilnahme sowohl hybrid als auch analog durchführen. Es gibt viele positive Punkte für beide Management-Optionen. Wir haben Ihnen die Vorteile der jeweiligen Optionen kurz zusammengefasst:

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Vorteile des digitalen Managements:

- Echtzeitdaten auf allen Endgeräten sind gerade bei komplexen Events für Teilnehmer und Event-Manager entscheidend

- Datenschutz und Sicherheit sind mit der Auswahl des richtigen Tools einfach zu gewährleisten

- Die Teilnehmer können in mehreren Sprachen parallel angesprochen werden

- Einfachere Interaktion zwischen den Teilnehmern während der Veranstaltung

- Einfache Auswertung und automatisierte Kommunikation nach der Veranstaltung

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Vorteile des analogen Managements:

- Ist jederzeit im Eventordner, auch an abgelegenen Locations ohne stabile Internetverbindung

- Teilnehmer bekommen etwas in die Hand (Tickets, Teilnehmerbändchen/ Badges, o.ä.)

- Kann genau, auch mit kurzfristigen Änderungen, angepasst werden

- Verknüpfung mit CRM- und Marketingprogrammen möglich

Letztlich ist es natürlich Ihnen überlassen, welche Version Sie bevorzugen. Das Event Management muss aber auch zu Ihrer Veranstaltung passen. So ist eine digitale Veranstaltung ist meist leichter digital zu managen, und eine analoge besser analog.

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5 Pro-Tipps zur erfolgreichen Verwaltung der Teilnehmenden

Wir haben für Sie die besten Tipps gesammelt, um die Veranstaltung schon in der Planung zum vollen Erfolg werden zu lassen:

1. Legen Sie bereits in der Eventplanung eine klare Eventteilnehmer-Management Struktur und alle Verantwortlichen fest.

2. Erstellen Sie eine Event-Landingpage, um den Teilnehmern eine einfache Übersicht zu ermöglichen.

3. Halten Sie die Registrierung für den Teilnehmer so simpel wie möglich, um diesen nicht zu frustrieren oder schon anfangs zu verlieren.

4. Erstellen Sie einen COVID19 Backup Plan.

5. Erinnern Sie Ihre Teilnehmer mehrmals durch informative Reminder und Save the date, um nicht in Vergessenheit zu geraten und Spannung zu erzeugen.

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Fazit

Teilnehmermanagement, oft unterschätzt und dennoch entscheidend für den Erfolg von Veranstaltungen, umfasst die maßgebliche Organisation und Verwaltung der Teilnahme von Einzelpersonen oder Gruppen. Von der anfänglichen Registrierung bis zur Logistikkoordination und Bereitstellung von Unterstützung spielt dieses Element eine zentrale Rolle im Veranstaltungsprozess.

Das übergeordnete Ziel ist die Reduzierung der Komplexität im Ablauf und die Vereinfachung der Veranstaltungsadministration. Die Wahl zwischen digitalen Systemen und traditionellen Methoden beeinflusst die Effizienz maßgeblich, wobei beide Ansätze dazu dienen, manuelle Aufgaben zu minimieren und Raum für die kreative Konzeption der Veranstaltung zu schaffen.

Es erstreckt sich über die Phasen vor, während und nach der Veranstaltung, wobei die Planung als vorangehende vierte Phase betrachtet wird. Die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, behördlicher Auflagen und standortspezifischer Richtlinien ist von essenzieller Bedeutung, um ein reibungsloses Management zu gewährleisten.

In der digitalen Ära fungiert die Event-Website als Herzstück für digitale Veranstaltungen, während der gezielte Versand von E-Mails die Teilnehmer durch alle Phasen leitet. Ein flexibles Management der Teilnehmer beinhaltet auch das Einladungsmanagement, das sämtliche Gästekommunikation umfasst.

Während der Veranstaltung erleichtern digitale Systeme den Einlass und fördern eine effiziente Navigation durch Apps und Anmeldungen zu spezifischen Programmpunkten. Nach der Veranstaltung widmet sich das Management dem Feedback, Dankesschreiben und der Datenerfassung im CRM-System.

Die Auswahl eines einheitlichen Konzepts, die klare Definition der Zielgruppe und die Anpassung an das Veranstaltungsformat – sei es analog, digital oder hybrid – sind entscheidende Faktoren für ein nahtloses Eventmanagement.

Unabhängig von der Wahl zwischen digitalem oder analogem Management sind die Auswahl der richtigen Tools und einer passenden Event-Website zentral. Klare Strukturen, eine übersichtliche Event-Landingpage, einfache Registrierungsprozesse, ein COVID19-Backup-Plan und regelmäßige Erinnerungen an die Teilnehmer sind unverzichtbare Tipps für ein erfolgreiches Gästemanagement oder Besuchermanagement von Anfang bis Ende der Veranstaltungsplanung. In dieser ausgewogenen Integration von Effizienz und Kundenzufriedenheit liegt der Schlüssel für eine erfolgreiche Veranstaltung.