Case study

Wie Better Orange mit einer rechtssicheren Aktionärsplattform die erste virtuelle Hauptversammlung 2.0 veranstaltet hat

Über Better Orange


Better Orange
ist ein Dienstleister für die Hauptversammlungsdurchführung und die Kapitalmarktkommunikation, insbesondere fokussiert auf den Börsenplatz Deutschland. Das Unternehmen besteht aus spezialisierten Teams, die eine persönliche und passgenaue Beratung bieten.

Better Orange möchte mit seinen Services, der Erfahrung und technischen Lösungen die optimale Basis für den Dialog mit Investoren schaffen.

Wie wurden Hauptversammlungen vor dem Einsatz von STREAMBOXY organisiert?

Vor der Pandemie haben wir für unsere Kunden größtenteils physische Hauptversammlungen (HV) organisiert. Zu dieser Zeit haben bereits einige DAX-notierte Unternehmen bereits ihre HV gefilmt und online gestellt.

Da die traditionellen HVs aufgrund der Corona-Beschränkungen nicht mehr stattfinden konnten, gab es eine rechtliche Zwischenlösung in Form von einfach gehaltenen virtuellen HVs – in dieser Zeit hat man nur einen Livestream, aber keine Konferenzlösung benötigt.

Der Versammlungsleiter hat gesprochen, die Aktionäre haben zugeschaut. Es musste kein Aktionär Fragen stellen oder live zugeschaltet werden können. Die Aktionärsrechte waren also relativ beschränkt

Diese einfach gehaltenen HVs haben wir zusammen mit einem Partner durchgeführt. Wir mussten damals zunächst einen Streaming-Anbieter finden und uns in die technischen Anforderungen hineindenken. 

Wann habt ihr gemerkt, dass ihr ein anderes Tool benötigt?

Am 1. September 2022 ist allerdings eine Gesetzesänderungen in Kraft getreten, die die Anforderungen an das virtuelle Format verändert hat.

Wir wussten das bereits ein paar Monate im Voraus und haben uns dann auf die Suche nach einer integrierten Lösung gemacht, die sowohl den Livestream als auch die Konferenz abbilden kann und sind dabei auf STREAMBXOY gestoßen. 

Der Gesetzgeber hat nämlich im Rahmen der virtuellen HV 2.0 alle Rechte der Präsenz-HV auf die virtuelle HV übertragen.

Es war nicht ganz einfach, einige Elemente der physischen HV auch in der virtuellen abzubilden. Wir mussten den Gesetzestext also in eine Software gießen, ohne dadurch angreifbar zu werden, falls es zu technischen Problemen kommen sollte. 

Aktionäre können durch die Änderung jetzt auch online Fragen stellen und sich zu Wort melden. Um das umsetzen zu können, mussten wir eine Konferenzlösung einführen. 

Herausforderungen und Vorgaben:

Wo seht ihr die Vorteile der virtuellen HV?

Nachhaltigkeit
Die Entwicklung kann nicht mehr zurückgedreht werden. Wir finden, dass tausend Personen nicht unbedingt für eine Hauptversammlung anreisen sollten, da es sich dabei um einen großen Ressourcenaufwand handelt, der nicht nachhaltig ist und vermieden werden kann. 

Wir denken, dass die virtuelle HV ein guter Schritt in Richtung Nachhaltigkeit ist, und bemühen uns, den Kunden und Aktionären auch online den gleichen Service zu bieten.  

Wenn auch die größeren DAX-Unternehmen auf virtuelle HVs umsteigen werden, wird sich das Format wahrscheinlich weiter etablieren.

Wir können uns auch gut vorstellen, dass Aktionäre aufgrund der Nachhaltigkeitsthematik gegenüber der physischen HVs skeptisch sind und das thematisieren werden.  

Kosten
Die virtuelle HV ist auch für Unternehmen ab ca. 200 Teilnehmer wesentlich preiswerter, da die internen Aufwände deutlich geringer sind. 

Fexibilität
Die Flexibilität ist ein weiterer großer Vorteil, da Personen ortsungebunden mit wenig Aufwand teilnehmen können.

Angenehmere Atmosphäre
Außerdem ist eine virtuelle HV oft die angenehmere Möglichkeit, sich mit kritischen Aktionären auseinander zu setzen.

Einfachheit
Da es sich um eine verpflichtende aktienrechtliche Veranstaltung handelt, ist der Fokus klar auf der Sicherheit und Stabilität, nicht auf ein vor Ort Teilnehmererlebnis oder Networking.

Viele Unternehmen möchten diese Pflichtveranstaltung einfach und problemlos über die Bühne bringen.  

Wie lief der Entscheidungsprozess ab?

Wir hatten ungefähr zwei Monate Zeit, eine Lösung zu finden und zu integrieren, um die Gesetzesänderung umzusetzen. 

Wir sind nur ein kleines Entwickler-Team, deswegen musste der Prozess agil sein. 

Unsere Datenschutz-Abteilung war von Anfang an in den Prozess involviert und war sehr zufrieden mit eurem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Für uns hing viel davon ab, dass die Lösung stabil funktioniert. 

Wir kannten STREAMBOXY schon und haben angefangen an der Lösung zu arbeiten, sobald klar war, dass wir ein rechtssicheres Aktionärsportal benötigen. Zusammen mit STREAMBOXY konnten wir das Portal schnell und unkompliziert entwickeln und somit die erste virtuelle HV 2.0 in Deutschland veranstalten.

Wie sieht die konkrete Lösung aus?

STREAMBOXY wird über eine Schnittstelle in das Aktionärsportal eingegliedert. Die Plattform ist also komplett integriert und es muss auf keine externen Lösungen zurückgegriffen werden.

Für jede Hauptversammlung wird in STREAMBOXY ein eigenes Event angelegt. Dieses besteht meistens aus jeweils drei Test- und Rederäumen.  

Bevor ein Aktionär für eine Frage zugeschaltet wird, wird er in einen Testraum geschoben, in dem seine Video- und Audio-Einstellungen geprüft werden.

Nach der Prüfung wird es von einem unserer Mitarbeiter in einen Rederaum geschoben. Der Mediendienstleister greift den Stream aus dem Rederaum raus und fügt ihn in den Livestream ein.

Welche Funktionalitäten sind für euch besonders wichtig

Das Ergebnis

Zusammen mit STREAMBOXY konnten wir eine rechtssichere Aktionärsplattform bauen und die erste virtuelle Hauptversammlung 2.0 in Deutschland veranstalten.

Wir haben zusammen eine Plattform geschaffen, die der neuen Gesetzesänderung entspricht und alle Aktionärsrechte aus den physischen Hauptversammlungen auch online abbildet und gleichzeitig Kosten und Ressourcen spart.

„STREAMBOXY hat mit seinem unkomplizierten und agilem Team,Better Orange auf sehr professionelle Weise bei der erfolgreichen Realisierung der ersten virtuellen Hauptversammlung nach den neuen aktienrechtlichen Vorschriften in Deutschland geholfen. Dies war ein neuer Meilenstein unserer  Geschichte. Wir freuen uns auf weitere Projekte, die wir mit STREAMBOXY gemeinsam in Angriff nehmen dürfen!“

Daniel Eichinger

IT-Spezialist bei Better Orange

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