20.5.2022
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In 5 Schritten zum individuellen Event

Sie brauchen noch eine Event-Plattform für Ihr nächstes online oder hybrides Event? Sie brauchen eine Plattform, die all Ihre Eventvorstellungen umsetzt? Erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten und wie Sie genau das Event zum Leben erwecken, das Sie sich vorstellen. Wir leiten Sie durch die 5 Leitfragen, die vor einem Event beantwortet werden müssen.

Während der Corona-Zeit haben online Events und hybride Veranstaltungen enorm an Bedeutung gewonnen. Team Events, Podiumsdiskussionen, Vorträge, Messen - all dies war vor Ort in Person nicht mehr möglich und musste in die virtuelle Welt übertragen werden. Der Aufstieg von online und hybriden Events war dadurch gesichert.

Abstandsbegrenzungen und Home Office sind jedoch nicht der einzige Grund, warum virtuelle Events aktuell so einen Aufschwung erleben. Auch das Thema Nachhaltigkeit lässt vor Ort Events immer kritischer ins Licht rücken. Es gibt viele Punkte, wie die Anreise mit dem Auto oder Flugzeug, Catering, Materialien, Raumwärme, etc., welche die CO2-Bilanz eines Events schlecht aussehen lassen.

Während ein vor Ort Event teilweise unvermeidbare CO2-Verursacher aufweist, wird mit einem online Event auf die aufgezählten Faktoren verzichtet. Überlegen Sie selbst, welche Meetings nicht unbedingt vor Ort stattfinden muss und wie Sie mit gegebenen Interaktionstools ein Online Meeting zu einem kreativen, abwechslungsreichen und nachhaltigen Event machen.  

Es ist offensichtlich, dass online und hybride Events von nun an ein fester Bestandteil unseres Arbeitslebens ist. Damit Sie sich mit der Transformation von Events in die virtuelle Welt sicher fühlen und keinen wichtigen Punkt vergessen, haben wir fünf Leitfragen zusammengefasst, die Sie zur reibungslosen Umsetzung Ihres Events führen.

Mann sitzt an Schreibtisch mit offenem Buch und Laptop mit Videobild
5 Leitfragen, wie ein Online-Event zum Erfolg wird


1. Welches Format soll das Event haben?

Entscheiden Sie, ob Ihr Event ein interaktiver Austausch sein, nur zum Präsentieren genutzt werden oder eine Mischform aus Beidem sein soll.

  • Event für interaktiven Austausch

Wollen Sie Ihr Event zum interaktiven Austausch nutzen, wollen Sie Teilnehmer direkt miteinander kommunizieren lassen und Kollaboration und Zusammenarbeit nutzen?

Dann nutzen Sie ein Konferenzformat für den direkten Austausch zwischen den Teilnehmern mittels Webcam und Bildschirmfreigabe. Die Zusammenarbeit steht beim Konferenz-Format direkt im Vordergrund.

  • Event für Präsentationen

Sie brauchen eine Plattform, um Ihr Publikum an Podiumsdiskussionen, der Jahreshauptversammlung, Reden, etc. teilhaben zu lassen?

Dann sind Livestreams genau das Richtige für die Inhaltsübermittlung. Livestreams können an tausende von Zuschauern vor den Bildschirmen gesendet werden.

  • Gemischte Event-Formate

Sie planen ein komplexes Event mit verschiedensten Referenten, Livestreams, interaktiven Diskussionsrunden, Zusammenarbeit und Präsentation von Inhalten?

Oft können Sie auch beide Formate - Konferenz und Livestream - miteinander kombinieren. STREAMBOXY hilft Ihnen zum Beispiel dabei, Ihre Teilnehmerdurch eine strukturierte, übersichtliche Agenda mit möglichen integrierten Breakout-Sessions zu navigieren und beide Eventformate bestmöglich miteinander zu verbinden.

STREAMBOXY Formate für Ihre Events
STREAMBOXY Formate für Ihre Events


2. Wie gelangen die Teilnehmer zum Event?

Als zweiter Schritt können Sie nun entscheiden, wie Sie mit Ihren Teilnehmern kommunizieren wollen, wie Sie die Anlage der Teilnehmer machen und wie Sie die Einladungen versenden wollen. Entscheiden Sie wie der konkrete Onboarding Prozess aussehen soll und erarbeiten Sie mit Ihrem Team das optimale Onboarding Konzept. Für die gesamten Bestandteile des Teilnehmermanagements bietet zum Beispiel STREAMBOXY mehrere Möglichkeiten, um Ihren Bedürfnissen in jeglicher Hinsicht gerecht zu werden.

  • Individuell
    Sie können Ihre Teilnehmer einzeln anlegen und Ihnen verschiedene Rollen bzw. Zugangsrechte zuweisen. Diese Methodik bietet sich stark an, wenn Sie ein Event mit wenigeren Teilnehmern planen oder einzelne Leute kurz vor oder während des Events hinzufügen wollen.
  • Import
    Wenn Sie bereits eine Teilnehmerliste erstellt haben, können Sie diese ganz unkompliziert und automatisch in die Eventnutzer-Liste übertragen. Vor allem bei einer großen Anzahl von Teilnehmern ersparen Sie sich mit dem Import enorm Zeit und Aufwand.
  • Selbstregistrierung
    Mit dieser Funktion können sich Interessierte für das Event registrieren, indem sie die Onboarding Phase selbst bestreiten und können sich nun eigenständig anmelden.
  • Portale
    Nutzen Sie bereits ein CRM-Tool in Ihrem Unternehmen? Synchronisieren Sie ganz einfach Kontakte aus Ihrem CRM Tool mit STREAMBOXY oder lassen Sie die Leute selbstständig über Portale bei dem gewünschten Event anmelden.

3. Wie soll das Event aussehen?

Im nächsten Schritt können Sie nun entscheiden, wie Ihr Event aussehen, designt und gebrandet werden soll. Sie sollten sich die Frage stellen, wie Sie sich präsentieren wollen.

Wie wollen Sie nach außen auftreten? Wie soll das Event für Ihre Teilnehmer erscheinen? Wie soll das Stage Design konkret aussehen?

Suchen Sie sich eine Plattform, die jegliche Bestandteile des Events an Ihr Branding und Corporate Design anpassen kann. So können Sie gezielt Akzente setzen und individuelle Veranstaltungen gestalten. Lassen Sie Ihre Teilnehmer in Ihre eigene Welt eintauchen.


  • E-Mail Branding
    Ein erfolgreiches Event beginnt mit der Kommunikation vorab. Es ist durchaus sinnvoll, wenn Sie E-Mail Vorlagen in Ihrem Look & Feel zu gestalten, die zu verschiedenen Anlässen an Ihre Teilnehmer gesendet werden können.
  • Stage Branding
    Bei einem online Event oder einer hybriden Veranstaltung ist es wichtig, dass der Landing Punkt für die Teilnehmer in Ihren Unternehmens-Farben, Schriftarten, Bildern, etc. gebrandet ist. Dadurch generieren Sie Wiedererkennungsmerkmale und mehr Reichweite.

  • Event-Onboarding und Benutzerregistrierung
    Lassen Sie die Teilnehmer schon vor dem Event in Ihre individuelle Event-Welt eintauchen. Nutzen Sie die Plattform, die individuelle Onboarding-Seiten und die Benutzerregistrierung gestalten lassen.
  • 100% Whitelabelling
    Suchen Sie nach einer Event-Plattform, die es möglich macht, die Oberfläche bis in jedes Detail an Ihre Corporate Identity anzupassen. STREAMBOXY bietet zum Beispiel eine vollständige Whitelabel-Lösung mit eigener URL und Mail-Versandadressen an.


4. Wie kann vollständiger Datenschutz kommuniziert werden?

Wichtiger Baustein bei der Umsetzung von online und hybriden Events ist der Datenschutz. Die richtige Event-Plattform sollte erstens eine ausgearbeitete sichere Datenschutzerklärung vorweisen. Zweites ist es sinnvoll, die eigene Datenschutzerklärung hinterlegen zu lassen, sodass Datenschutz und AGBs individuell erklärt werden können.

Um Ihren Teilnehmern volle Transparenz über Datenschutz geben zu können, legen Sie haben Sie folgende Möglichkeiten. können Sie entweder Ihre eigenen Datenschutzerklärungen und AGBs in Ihrem Event hinterlegen. Ansonsten können Sie die Standard-Datenschutzerklärungenvon STREAMBOXY verwenden.

Leuchtende Glühbirne in einer Hand vor dunklem Hintergrund
Datenschutz und Transparenz sind das A und O


5. Wie wird ein reibungsloser Eventablauf garantiert?

Damit beim Event alles reibungslos funktioniert, sind Testdurchläufe (Dry Runs) unumgänglich. Das ist sowohl bei Präsenzevents so, als auch bei online und vor allem bei hybriden Events. Stellen Sie somit sicher, dass Sie auf Ihrer Event-Plattform das Event, die Einstellungen und Konfigurationen in der Stage und Backstage beliebig oft vor Ihrem Event testen können. Somit kann einreibungsloses und einzigartiges Event geboten werden.

STREAMBOXY lässt Sie im Vorgang das Event und alle Einstellungen beliebig oft testen.

Bildschirm mit Agendapanel und Chatpanel
Testen Sie im Vorlauf für einen reibungslosen Eventablauf

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