Digitale Eventformate: Das sind die 9 wichtigsten

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Digitale Veranstaltungsformate beziehen sich auf die verschiedenen Arten von Online-Events, die mithilfe des Internets und digitaler Technologien abgehalten werden können.

Diese Veranstaltungen können von kleinen Webinaren, Corporate Events und Online-Workshops bis hin zu großen virtuellen Konferenzen und Fachmessen reichen. Die Nutzung digitaler Veranstaltungsformate hat in den letzten Jahren stark zugenommen, da sie bequem und kostengünstig sind und ein weltweites Publikum erreichen.

Online Konferenzen bieten den Vorteil der ortsunabhängigen Teilnahme, sind kostengünstiger und erreichen eine größere Zielgruppe. Präsenzkonferenzen bieten dagegen eine persönlichere Erfahrung, direktere Interaktion und ein besseres Networking-Erlebnis. Die Wahl des richtigen Formats hängt letztendlich von den Zielen, dem Budget und den Bedürfnissen der Zielgruppe ab.

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Welche virtuellen Formate gibt es?

Die Auswahl des Formats hängt davon ab, an wen sich die Veranstaltung richtet. Es gibt Formate, die sich vor allem für die Kommunikation mit Mitarbeitern eignen, wie z.B. 

• Workshops
• Town Hall Meetings oder 
• Virtuelle Team-Events

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Für externe Stakeholder bieten sich dagegen folgende Formate an:

• Podiumsdiskussion
• Keynote
• (Presse-) Konferenzen
• Virtuelle Hauptversammlungen
• Messen
• Roadshows
• virtueller Showroom
• Online-Webinare

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1) Webinar

Webinare sind Online-Präsentationen oder Seminare. Sie können für Schulungen, Produktdemonstrationen oder andere Arten von informativen Präsentationen genutzt werden. Webinare können von einer großen Anzahl von Personen besucht werden, sind aber in der Regel interaktiver als ein vorab aufgezeichnetes Video.  

Online Webinare sind vor allem im Eventmarketing ein gerne genutztes Format, um Leads zu generieren und Inhalte an ein großes Publikum weiterzugeben: Das können Präsentation oder Vorträge sein, die sowohl live als auch on demand ausgestrahlt werden können.

Es kann ebenfalls der eigene Bildschirm freigegeben werden, um spezifischer auf bestimmte Themen einzugehen oder bestimmte Gamification-Tools integriert werden.

Je nach Komplexität, bietet es sich an, statt Tools wie Zoom oder Go To Webinar eine virtuelle Event-Plattform zu verwenden, um Registrierung, Teilnehmermanagement und Webinar innerhalb eines Tools abbilden zu können. Eine All-in-One Software bietet dabei deutlich ganzheitlichere Möglichkeiten als eine reine Webinar-Software.

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Online Webinare - das Tool für Kundenbindung und Reichweite

2) Virtuelle Konferenz

Virtuelle Konferenzen sind Online-Veranstaltungen, die das Format von persönlichen Konferenzen nachahmen, mit Hauptvorträgen, Gruppendiskussionen und Networking-Möglichkeiten. Sie können von einer großen Anzahl von Personen aus der ganzen Welt besucht werden und werden oft zu einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Branche organisiert.  

Sie verbinden oft Teilnehmer aus vielen Ländern. Dabei kann es sich um Mitarbeiter, Kunden oder Partner handeln, die über neue Produkte und Ideen informiert werden sollen. Solche Konferenzen erleichtern den Austausch über die Landesgrenzen hinweg.

Konferenzen leben von interaktiven Elementen und haben oft einen inspirierenden Charakter.

Durch den Einsatz einer Konferenz-Software können manuelle Aufgaben deutlich reduziert werden. So bleibt mehr Zeit für das Konzept und weiter wichtige Aufgaben.

3) Live Stream

Bei einem Livestream werden Inhalte an ein breites Publikum im Internet übertragen (one to many). Es können sowohl Live- als auch On-Demand Inhalte gestreamed werden.

Die Aufnahmen können sowohl mit einer Kamera als auch in einem eigenen Studio aufgezeichnet werden. Der Professionalität sind keine Grenzen gesetzt.

Eine Live Streaming Plattform bietet zahlreiche Interaktionstools, mit denen Teilnehmer sich untereinander und mit dem Speaker austauschen können.

Ein Livestream über die bekannten Social Media Kanäle ist für sehr simple Events geeignet. Sobald man das Thema ganzheitlicher angehen möchte und das Teilnehmererlebnis im Fokus steht, sollte auf eine Online Event Plattform zurückgegriffen werden.

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4) Online-Workshops

Online-Workshops ähneln Webinaren, sind aber in der Regel praxisbezogener und interaktiver. Sie können Breakout-Sessions, Gruppendiskussionen und andere Aktivitäten beinhalten, um die Teilnehmer einzubinden. Online-Workshops können eine gute Option für Schulungs- oder Weiterbildungszwecke sein.  

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5) Virtuelle Messe

Messen sind Veranstaltungen, auf denen Unternehmen und Organisationen ihre Produkte oder Dienstleistungen potenziellen Kunden und Partnern vorstellen.

Eine Online-Messe verbindet Aussteller und Besucher, die an einem bestimmten Thema interessiert sind.

Virtuelle Messen sind Online-Veranstaltungen, die das Erlebnis einer persönlichen Messe mit virtuellen Ständen, Produktdemonstrationen und Networking-Möglichkeiten wiedergeben.

Im Vergleich zu realen Messen, sind digitale Messen oft mit weniger Kosten verbunden, da man kein dediziertes Personal benötigt. Stattdessen müssen allerdings die Kosten für die Plattform berücksichtigt werden.

Bisher konnten Teilnehmer, sich beispielsweise mit einer Maus auf dem digitalen Messegeländer bewegen oder per Avatar einloggen. Auch Augmented Reality und Virtual Reality Lösungen sind bei einigen Veranstaltern beliebt.

In Zukunft wird das Metaverse wahrscheinlich eine größere Rolle bei der Umsetzung von virtuellen Messen spielen.

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6) Networking-Veranstaltungen

Networking-Veranstaltungen sind Gelegenheiten für Fachleute, sich zu treffen und miteinander in Kontakt zu treten. Virtuelle Networking-Veranstaltungen können viele Formen annehmen, wie z. B. Online-Happy Hours oder Speed-Networking-Sitzungen.

Diese Veranstaltungen können eine gute Möglichkeit sein, neue Kontakte zu knüpfen oder sich mit Kollegen in einem zwangloseren Rahmen zu treffen.  

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7) Online-Schulungen

Online Schulungen sollen Wissen vermitteln und werden eingesetzt, um Mitarbeiter ressourcenschonend weiterzubilden.

Einzelne Teilnehmer können über eine Schulungssoftware ihre Kurse unabhängig von Zeit und Ort durchführen. Unternehmen können dabei automatische Zertifikate ausstellen und die Teilnahme der Mitarbeiter tracken.

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8) Online-Summits

Online-Summits sind groß angelegte virtuelle Veranstaltungen, bei denen Experten und Vordenker aus einer bestimmten Branche oder einem bestimmten Bereich zusammenkommen. Sie umfassen oft mehrere Hauptredner, Podiumsdiskussionen und Breakout-Sessions, die sich über mehrere Tage erstrecken.  

9) Hybride Veranstaltungen

Hybride Events kombinieren persönliche und Online-Komponenten, sodass die Teilnehmer das Format wählen können, das für sie am besten geeignet ist. So kann eine Konferenz beispielsweise sowohl persönliche als auch virtuelle Anmeldeoptionen bieten, oder es können einige Sitzungen persönlich und andere online abgehalten werden.  

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Wie wählt man das richtige Format?

Welches Format am besten geeignet ist, hängt unter anderem von der Komplexität, der Teilnehmerzahl und der Zielgruppe ab.

Einige Event-Plattformen besitzen beispielsweise ein Teilnehmerlimit für Konferenzen, während Livestreams leichter ohne technische Einbußen auch für eine größere Personengruppe veranstaltet werden können.

Schulungen eignen sich eher für interne Stakeholder, während Livestreams eher für externe Teilnehmer organisiert werden.

Die Rolle von Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Chat und Umfragen sollte während der Konzepterstellung berücksichtigt werden, sowie ob ein Moderator notwendig ist, um gut durch die Veranstaltung zu führen und Teilnehmer immer wieder abzuholen (z.B. durch Gamification).

Je nach Situation, kann es sinnvoll sein, ein hybrides Event statt eines Online Events zu veranstalten. So können die Vorteile beider Welten genutzt werden, um ein unvergessliches Erlebnis zu schaffen.

Fazit

Digitale Veranstaltungsformate bieten eine Reihe von Vorteilen für Organisationen und Teilnehmer.

Sie sind bequem und kosteneffektiv, da sie die Notwendigkeit von Reisen und Unterbringung eliminieren. Sie ermöglichen es Organisationen außerdem, ein globales Publikum zu erreichen und die Anzahl der Teilnehmer zu erhöhen. Webcasts bieten den Teilnehmern auch die Möglichkeit, sich durch interaktive Funktionen wie Frage- und Antwortrunden und Chatboxen mit den Rednern und anderen Teilnehmern auszutauschen.  

Die Durchführung digitaler Veranstaltungen birgt jedoch auch einige Herausforderungen, wie z. B. die Notwendigkeit einer zuverlässigen Internetverbindung und die Möglichkeit technischer Probleme. Mit einer sorgfältigen Planung und dem Einsatz hochwertiger Technologie lassen sich diese Herausforderungen jedoch meistern.  

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