Online Events - Darauf kommt es an

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Das Thema "Online Events" ist heutzutage so aktuell wie noch nie zuvor. Obwohl es schon seit geraumer Zeit den Zugang zu ausreichend schnellem Internet gibt, stehen virtuelle Events erst seit circa zwei Jahren im Fokus. Nicht zuletzt wegen der Corona-Pandemie fanden die virtuellen Treffen einen erhöhten Zulauf.

Aber nicht nur Social Distancing und die vermehrte Nutzung des Home-Offices sind für die heutige Beliebtheit verantwortlich. Die Welt befindet sich im Wandel und die Digitalisierung schreitet mehr und mehr voran. Die Bedürfnisse des Menschen in Sachen Arbeit, Meetings und soziale Events haben sich stark verändert.

Eine Online Veranstaltung wird nicht mehr nur als Ersatz, sondern als vollwertiges Event wahrgenommen. Diese Entwicklung können Sie für die Planung Ihrer virtuellen Veranstaltungen sehr gut nutzen.

Was ist ein Online Event genau?

Ein Online Event ist im Grunde genommen das Gegenteil einer Präsenzveranstaltung. Anstatt die Teilnehmer an einen festgelegten Veranstaltungsort einzuladen, benötigen Sie lediglich eine Räumlichkeit für die Übertragung Ihres Events. Die teilnehmenden Personen sind nicht vor Ort mit dabei, sondern nehmen über Endgeräte wie z. B. einem PC, Tablet oder Smartphone virtuell an der Veranstaltung teil.

Um ein solches Event interessant zu gestalten, benötigen Sie kreative Ideen für Ihre Veranstaltung. Ein Online Event kann durch Streaming, also einer Liveübertragung, oder durch aufgenommenes Videomaterial umgesetzt werden. Aufgrund der besseren direkten Kommunikation empfehlen sich Liveübertragungen allerdings mehr als ein vorproduziertes Video.

Welche verschiedenen Arten von digitalen Events gibt es?

Bei Online Veranstaltungen sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt. Theoretisch können Sie alle erdenklichen Arten von Live-Meetings auch in ein Onlineformat übertragen. Beliebte Events Beispiele, die häufig von Firmen genutzt werden, sind:

- Konferenzen: Eine Konferenz vor Ort zu organisieren kann sehr schwierig werden. Die Teilnehmer sind häufig in unterschiedlichen Abteilungen oder sogar Zweigstellen einer Firma anzutreffen und müssten für eine Konferenz an den selben Ort gebracht werden. Dies erübrigt sich bei einer Online Veranstaltung.

Hier hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, sich vom eigenen Schreibtisch aus einzubringen. Zudem haben alle Zugriff auf ihren eigenen PC. Unterlagen müssen nicht erst mitgebracht werden.

- Produkt-Roadshows: Diese Form von Events kennen Sie bestimmt nur von Messen oder Vor-Ort-Präsentationen. Doch auch Roadshows lassen sich gut in die virtuelle Welt übertragen. Das Produkt sollte hierbei durch eine erfahrene Marketing-Abteilung optimal in Szene gesetzt werden. Ein Live-Event ist in diesem Fall nicht unbedingt nötig. Wichtig ist, dass Sie durch Kommentar- und Kontaktfunktionen das Feedback Ihrer Kunden auffangen.

- Online Trainings und Schulungen: Besonders wenn Sie viele Mitarbeiter einer Abteilung schulen wollen, können Online Trainings und Schulungen eine gute Lösung sein. Im Gegensatz zu Präsenzschulungen können Sie Ihre Mitarbeiter zeitversetzt an den virtuellen Veranstaltungen teilnehmen lassen. Das spart Zeit und Geld, ist aber genauso effektiv.

- Webinare: Ein Webinar ist die virtuelle Version eines Seminars. Dozenten, Vorgesetzte oder Experten leiten es, während die anderen Teilnehmer live zuhören und sich selbst einbringen können. Dafür gibt es spezielle virtuelle Räume, für die die teilnehmenden Personen in der Regel einen Zugangscode benötigen. Eine Webinar-Software kann dabei helfen, manuelle Aufgaben zu automatisieren.

Was sind die Vorteile von virtuellen Events?

Virtuelle Events bieten eine Reihe von Vorteilen. Einer der Gründe, warum Online Veranstaltungen immer beliebter werden, sind die deutlich niedrigeren Kosten. Ein großer Raum oder gar Saal, in dem sich alle Teilnehmer versammeln können, wird nicht mehr benötigt. Lediglich das technische Equipment muss angeschafft werden.

Dabei handelt es sich jedoch um Einmalkosten und Sie können die benötigten technischen Geräte immer wieder nutzen. Ein weiterer Vorteil bei Online Veranstaltungen ist die Planungssicherheit. Weder Pandemien noch unvorhergesehene Wetterereignisse sind eine Gefahr für Online Events. Auch die Frage der Kinderbetreuung erübrigt sich, wenn Mitarbeiter von zu Hause an einem Webinar oder einer Schulung teilnehmen.

Was benötigen Sie für eine Online Veranstaltung?

Für professionelle virtuelle Events wird ein entsprechendes Equipment benötigt. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass das von Ihnen veranstaltete Event unprofessionell oder sogar abschreckend auf Kunden wirkt. Bild- und Tonqualität sind das A und O einer guten Web-Veranstaltung. Um beides zu garantieren, wird sowohl eine professionelle Kamera als auch ein qualitativ hochwertiges Mikrofon benötigt.

Als absolute Mindestanforderung gilt in der heutigen Zeit eine Bildauflösung von 720p. Eine niedrigere Auflösung ist nicht mehr zeitgemäß und würde am Event teilnehmende Personen verärgern. Sie sollten außerdem auf die richtige Software für Ihre Veranstaltung zurückgreifen. Für kleine Meetings und Webinare eignen sich Lösungen wie Zoom.

Für große Veranstaltungen wie Messen oder Konferenzen sind Anbieter wie STREAMBOXY oder Wonder passender.

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So wird Ihr Online Event unvergesslich

Um Ihre digitale Veranstaltung zum vollen Erfolg werden zu lassen, müssen Sie einiges beachten. Die wichtigsten Punkte, die ein unvergessliches von einem durchschnittlichen Event unterscheiden, sind:

- Interaktion und Networking: Ein virtuelles Event sollte nicht dem Frontalunterricht in der Schule ähneln. Lassen Sie die passiven Teilnehmer eines Events aktiv werden und auch mal zu Wort kommen. Durch Networking können berufliche Verbindungen aufgebaut und vertieft werden.

- Gamification: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teilnehmer aufmerksam bleiben. Durch spielerische Aufgaben, die zu den besprochenen Themen passen, steigern Sie das Engagement der Zuhörer.

- Chat und Umfragen: Bei einer Veranstaltung mit einer hohen Teilnehmerzahl kann nicht jede Person zu Wort kommen. Ein offener Chat bietet die Möglichkeit, dass Teilnehmer zwischendurch Fragen stellen können. Durch Umfragen finden Sie heraus, was Ihr Publikum aus der Veranstaltung mitnimmt.

- Professionelle Moderation: Eine virtuelle Veranstaltung sollte im Idealfall genau wie ein echtes Event durch einen oder eine kompetente Moderator/in geleitet werden.

- Pausen für die Teilnehmer: Um die Aufmerksamkeitsspanne dauerhaft oben zu halten, sind Pausen essenziell. Diese können z. B. durch Meditation oder Achtsamkeitsübungen begleitet werden. Bei einem Tagesevent kann das gemeinsame, zeitgleiche Bestellen von Essen die Motivation über den Tag erhalten.

Die Kosten - so planen Sie alles für das Event ein

Die Veranstaltungskosten eines virtuellen Events setzen sich hauptsächlich aus den Kosten für die Internetverbindung und den Kosten für die Event-Software zusammen. Bei der virtuellen Event-Plattform sollten Sie darauf achten, dass möglichst viele Leistungen bereits im Preis mit inbegriffen sind. Ansonsten müssen Sie mit zusätzlichen Ausgaben für Teilnehmermanagement-Software, die Aufzeichnung oder einer extra Gebühr für den Technikdienstleister rechnen. Sollten Sie noch nicht über die benötigte Hardware verfügen, kommen diese Kosten natürlich ebenfalls auf Sie zu.

Fazit: Lohnen sich virtuelle Veranstaltungen?

Mit virtuellen Veranstaltungen liegen Sie am Puls der Zeit. Ohne Online Konferenzen, Webinare und virtuelle Produktpräsentationen wird in Zukunft gar nichts mehr gehen. Die Welt wird immer digitaler und gleichzeitig passieren oft unvorhergesehene Dinge.

Veranstaltungen, die Online abgehalten werden, bieten eine größere Planungssicherheit für Ihre Firma und ermöglichen es Mitarbeitern und Kunden, ohne Anreise teilzunehmen. In Zeiten, in denen auch das Home Office immer beliebter wird, ergänzen Online Veranstaltungen den Arbeitsalltag perfekt.

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