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Inhaltsverzeichnis
Das Wort „Nachhaltigkeit“ wird auch in Bezug auf digitale Eventformate immer öfter verwendet. Jedoch steigt die Nachfrage nach nachhaltigen Veranstaltungen nicht unbedingt proportional dazu.
Gründe dafür sind unter anderem die steigenden Kosten oder auch die fehlende Awareness darüber, warum solche Events sinnvoll sind und worauf Veranstalter achten sollten.
Es gibt bereits einige Ansätze, die Nachhaltigkeit von Events messbar zu machen. Checklisten, wie die des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz oder Co2-Rechner unterstützen Eventmanager dabei, bereits während der Planung, auf wichtige Punkte zu achten, um möglichst nachhaltige Veranstaltungen zu organisieren. Die meisten basieren auf den drei Säulen der Nachhaltigkeit (Ökologie, Soziales, Ökonomie).
Einige Event-Agenturen haben sich auf green Events spezialisiert und können Veranstalter bei der Organisation unterstützen. Eine davon ist Honest Events.
Die Full-Service Eventmanagement Agentur unterstützt Unternehmen bei der Planung von sozialen und ökologisch nachhaltigen Events. Inklusion und Barrierefreiheit spielen dabei auch eine wichtige Rolle.
Wir haben mit Ann-Kathrin Brauchle (Geschäftsführerin von Honest Events) über Tipps für Eventmanager und ihre Einschätzung der aktuellen Situation gesprochen.
Wann gilt eine Veranstaltung als nachhaltig und welche Aspekte sind Ihrer Meinung nach besonders wichtig?
Um eine Veranstaltung als nachhaltig zu bezeichnen, sollten alle Handlungsfelder in der Wertschöpfungskette des Events dahingehend ausgerichtet werden. Von der Anreise mit ÖPNV, kurze Wege zur Location, regionales/ saisonales Catering bis hin zu plastikfreien Materialien, um ein paar einzelnen Maßnahmen zu erwähnen.
Es reicht nicht aus in der Planungsphase nachhaltige Aspekte zu integrieren, schon bei der Zielsetzung sind Entscheidungen für ein nachhaltiges Event zu treffen:
- Welches Veranstaltungsformat wird gewählt?
- Woher kommen die Teilnehmer?
- Macht es Sinn ein virtuelles Format umzusetzen in Bezug auf CO2 Belastung durch An- und Abreise?
Natürlich darf bei diesen Entscheidungen die Botschaft der Veranstaltung nicht verloren gehen. Im gesamten Prozess ist es wichtig, die drei wesentlichen Einflussfaktoren Budget, Nachhaltigkeit und Nutzen zusammenfließen zu lassen.
Wird nur ein Bereich beleuchtet, ist ein ganzheitliches Eventmanagement nicht mehr gegeben und essenzielle Ziele des Events könnten nicht erreicht werden.
Ob virtuell, hybrid oder live – Barrierefreiheit, CO2Reduktion (An- und Abreisen der Teilnehmer), CO2 Kompensation und soziale Verantwortung sollten immer eine Rolle bei der Eventplanung spielen.
Die letzten zwei Jahre hat die Mehrheit der Events online oder hybrid stattgefunden. Damit geht auch ein beachtlicher Ressourcenverbrauch durch digitale Lösungen wie Event-Plattformen und Marketing-Seiten und Tools einher. The Shift Project hat beispielsweise ausgerechnet, dass sich der Anteil digitaler Technologien am globalen Energieverbrauch von 2017 bis 2025 Prozent fast verdoppeln wird.
Einige Lösungen wie Microsoft Azure sind laut einer Studie aus dem Jahr 2018 um fast 100% energie- und CO2-effizienter als lokale Lösungen.
Welche Rolle spielt Nachhaltigkeit bei der Auswahl der Event-Technik?
Eine Live Streaming Plattform und Videokonferenzsysteme sind bei Business Events nicht mehr wegzudenken.
Während die meisten Unternehmen aufgrund finanzieller Aspekte zwischen live oder virtuell entscheiden, beziehen die wenigsten Nachhaltigkeit als Auswahlkriterium in Betracht.
Vor der Corona-Pandemie wurden nahezu alle Corporate Events in Präsenz umgesetzt.
Die Frage, ob ein Zusammentreffen in Präsenz notwendig ist, hat sich niemand gestellt. Heute haben wir die Möglichkeit zu wählen.
Welche Inhalte werden beim Event vermittelt und sind diese nicht mindestens genauso erfolgreich über eine virtuelle Plattform kommunizierbar?
Trotzdem sollte auch hier verglichen werden, welches Veranstaltungsformat umweltschonender ist, denn auch Streaming-Technik ist nicht zwingend klimafreundlicher. Eine allgemein gültige Aussage kann nicht getroffen werden.
Bei der Auswahl der passenden Technik sollte man versuchen Synergien zu schaffen. Das bedeutet nicht nur auf das Event bezogene IT-Lösungen einkaufen, sondern prüfen, ob durch Schnittstellen oder bereichsübergreifende Systeme eine virtuelle Event-Plattform integriert werden kann.
Die Mehrheit der Unternehmen scheut sich noch davor, nachhaltige Events zu veranstalten oder sieht keinen relevanten Mehrwert darin.
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Was sind die wichtigsten Vorteile von nachhaltigen Events?
Die wichtigsten Vorteile von nachhaltigen Events oder eher einer nachhaltigen Unternehmensführung und -kultur liegen auf der Hand.
Ein Unternehmen symbolisiert Mitarbeiterfürsorge, trägt einen essenziellen Teil zum Umweltschutz bei und übernimmt Verantwortung in der Gesellschaft. Die eigenen Vorteile sind agiles, kosteneffizientes und ressourcenschonendes Handeln.
Auch im Live-Marketing besteht nun die Möglichkeit, digitale und zeitgleich nachhaltige Wege zu gehen. Wo vorher der Spruch „Mehr ist mehr“ galt, sollte nun Qualität vor Quantität stehen.
Einige wenige Events im Jahr, dafür mit positivem Effekt für Mensch und Umwelt, gezielten Inhalten und Qualität, führen zu langfristigen Perspektiven eines Unternehmens.
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Events sind durch die aktuellen globalen Herausforderungen, die Inflation und den Fachkräftemangel deutlich teurer geworden. Je nach Event-/Messe-Format und Größe muss 2022 fast doppelt so viel Budget zur Verfügung gestellt werden als noch 2019.
Das hat das Rifel Institut in einer aktuellen Studie zur Kostenentwicklung herausgefunden.
Wie kann man nachhaltige Events kostengünstig organisieren?
Eine frühzeitige Planung ermöglicht zum Beispiel günstigere Tarife bei Bahntickets. Auch können Rahmenvereinbarungen wie das Veranstaltungsticket rechtzeitig genutzt und geplant werden.
Eine weitere Möglichkeit ist es mit kleinen und regionalen Anbietern zusammenzuarbeiten, ggfls. Sponsoringmöglichkeiten abzuwägen.
Viele lokale Unternehmen sind an nachhaltigen Eventkonzepten interessiert und durch entsprechendes Sponsoring entstehen Vorteile auf beiden Seiten.
Eine bedachte Ressourcennutzung führt ganz automatisch zu Einsparungen. Der Verzicht auf Printmaterialien oder teure Give-Aways, sowie die Nutzung von wieder verwendbaren Komponenten für Folgeveranstaltungen sind dafür Beispiele.
Nachhaltigkeit und Gleichberechtigung sind bereits Teil der UN-Nachhaltigkeitsziele, die bis 2030 umgesetzt werden sollen.
Welche Rolle werden Nachhaltigkeit und Inklusion in Zukunft spielen und wie werden Events in 5 Jahren aussehen?
Die Krisen der letzten Monate und Jahre haben uns gezeigt, dass nachhaltiges Handeln keine Option sondern eine Verpflichtung ist.
Events und vor allem auch Corporate Events sollten für alle Menschen ermöglicht werden und dies ohne Hindernisse. Infektionsschutz, Sicherheit auf Veranstaltungen, transparenter und überlegter Einsatz von Ressourcen führen zu nachhaltigen Erlebnissen bei allen Teilnehmern.
In Zukunft werden die Grenzen zwischen live und virtuell, sowie online und offline mehr und mehr verschwinden. Ein Event wird anpassungsfähiger werden und auf die sich ändernden Gegebenheiten in den verschiedenen Organisationsphasen flexibler reagieren können – wichtig hierbei ist eine klare Kommunikation und Transparenz mit allen Eventbeteiligten.
Über die Expertin:
Ann-Kathrin Brauchle hat Touristik- und Verkehrswesen an der Hochschule Worms studiert und ist nach Ihrem Studium in die Reise- und Eventbranche eingestiegen. Seit 2020 ist sie geschäftsführende Gesellschafterin der Eventagentur HONEST in Ulm.
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