10 Tipps für eine erfolgreiche Online Konferenz

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Im Arbeitsalltag sind Videokonferenzen und andere virtuelle Events zur Gewohnheit und oft auch zum festen Bestandteil geworden. Wir geben Ihnen zehn hilfreiche Tipps für die professionelle und zielgerichtete Gestaltung, Vorbereitung und Umsetzung von Videokonferenzen. Erreichen Sie dadurch einen garantierten Eventerfolg und schaffen Sie einen positiven Event ROI (Return on Investment).

Was versteht man unter einer Konferenz?  

Bei einer Konferenz treffen sich Mitglieder einer Organisation, Berufsgruppe oder Branche. Zusammen wird dann über ein Thema von gemeinsamem Interesse zu diskutiert.

Wie funktioniert eine virtuelle Konferenz?  

Ein Online-Meeting oder Webcast findet virtuell, also nicht physisch an einem Ort statt. Teilnehmer eines virtuellen Meetings können währenddessen über die ganze Welt verstreut sein.

Es gibt virtuelle Meetings per Telefon, Internet oder Videokonferenz. Für Online-Meetings gibt es einen virtuellen Besprechungsraum. Abhängig von den Anforderungen der Konferenz-Software und der gewählten Technologie eignen sich verschiedene virtuelle Besprechungsräume.

Was sind die Vorteile einer virtuellen Konferenz?  

Die Vorteile virtueller Meetings entsprechen den Vorzügen moderner Kommunikationsmethoden:

• Virtuelle Meetings können jederzeit und überall stattfinden.
• Ad-hoc-Meetings können für kurze Zeiträume organisiert werden.
• Eine unbegrenzte Teilnehmerzahl ist möglich.
• Ressourcen können durch den Wegfall von Reisekosten und Reisezeiten eingespart werden.

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Welche Tipps und Tricks gibt es für eine erfolgreiche Online Konferenz?

Tipp 1: Klares Thema  

Jedes Online-Meeting sollte einen bestimmten Anlass haben. Einfache Team-Calls führen Sie in der Regel selbst. Um nicht abgelenkt zu werden, versuchen Sie, jeweils ein Thema zu besprechen.

Planen Sie am besten mehrere Meetings und legen Sie für jedes ein festes, klares Thema und Ziel fest. Geht es um den Fortgang eines Projekts, um die Diskussion der Ergebnisse oder um eine Entscheidung? Sollen sich die Teilnehmer weiterbilden oder ihre Erfahrungen teilen?

Bei Kongressen gibt es zum Beispiel meist ein Thema, auf das sich alle Konferenzen, Einzelvorträge und Seminare beziehen. Nur mit einem klaren Fokus in der Veranstaltung können Interessenten entscheiden, ob sich eine Anmeldung bei Ihnen lohnt.  

Tipp 2: Roter Faden und feste Agenda  

Meetings haben eine klar definierte Tagesordnung und einen Zeitplan. Senden Sie die Agenda im Voraus an alle Teilnehmer und Referenten. Dadurch können sich diese entsprechend vorbereiten und planen können.

Teilnehmer können sich schon vor dem Meeting überlegen, für welche Sitzung und welches Thema sie sich interessieren. Referenten können ihre Redezeit genau einplanen.  

Auch Online-Meetings im kleinen Kreis profitieren von einer Agenda und einem festen Zeitrahmen. Identifizieren Sie Punkte, die besprochen, geklärt oder angesprochen werden müssen und planen Sie entsprechend.

Potenziell kontroverse Themen bei Diskussionen nehmen mehr Zeit in Anspruch, als die zu präsentierende Ergebnisse. Auch hier ist es sinnvoll, die Agenda rechtzeitig an die Teilnehmer zu versenden. Dies gilt vor allem vor allem, wenn einige von ihnen sich im Vorfeld vorbereiten müssen.

Tipp 3: Interaktion ermöglichen

Ständiges Zuhören ist ermüdend. Spätestens nach einer Stunde ist die Aufmerksamkeit stark beeinträchtigt und die Akzeptanz sinkt rapide. Teilnehmer sollten regelmäßig in Diskussionen und Konversationen eingebunden werden. Dies sollte unabhängig von der Rolle des Teilnehmers in dem Meeting sein.

Präsentationen sollten immer durch Fragen oder Gelegenheiten zum Mitmachen unterbrochen werden. In einer informellen Umgebung kann dies ein Aufwärmspiel bedeuten. Es könnte auch ein gemeinsames Aufstehen und Strecken sein.

In einer formelleren Umgebung ist eine Umfrage eine gute Option. Die Teilnehmer werden ermutigt, regelmäßig oder eigenständig Fragen zu stellen, die im Chat beantwortet werden.  

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Tipp 4: Auf persönliche Ansprache setzen

In einer Videokonferenz ist es oft schwieriger, einen natürlichen Gesprächsfluss zu erreichen als in einem physischen Meeting. Bewegungen werden verzögert, Mimik und Gestik werden möglicherweise nicht richtig interpretiert und die Bewegungsfreiheit der Teilnehmer ist eingeschränkt. Passen Sie Ihr Kommunikationsverhalten an:

• Lassen Sie den Redner immer ausreden.
• Schauen Sie direkt in die Kamera.
• Vermeiden Sie hektische Gesten.
• Lassen Sie den Moderator den Beitrag des Gesprächs leiten.

Tipp 5: Verantwortliche für die jeweiligen Aufgaben einteilen

In einem kleinen Online-Meeting brauchen Sie keine Moderation. Virtuelle Meetings für große Gruppen können jedoch schnell unstrukturiert wirken. Der Moderator leitet die Tagesordnung und spricht so, dass alle zuhören können.

Desweiteren ist es durchaus sinnvoll, dass eine Person das Protokoll mit den wichtigsten Ergebnissen und Entscheidungen führt. Im Nachgang kann das Protokoll dann an die Teilnehmer versendet werden.

Offizielle Protokolle verhindern, dass das subjektive Gedächtnis der Teilnehmer unterschiedliche Ergebnisse sieht und Punkte vergessen werden. Bei großen virtuellen Meetings mit vielen Referenten und Workshops sollte ein Verantwortlicher den Chat im Auge behalten. Dadurch kann zeitnah auf Fragen und Kommentare eingegangen werden. Dies ist vor allem bei einer großen Anzahl von Teilnehmern sinnvoll.  

Tipp 6: Technische Voraussetzungen  

Wählen Sie für professionelle Videokonferenzen im Vorfeld den passenden Raum aus. Das Setup sollte so positioniert und aufgestellt werden, dass es nicht durch eindringende Menschenmengen oder Hintergrundgeräusche gestört wird. Achten Sie auch auf eine angenehme Beleuchtung: Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung werden hier am besten vermieden. Halten Sie reflektierende Objekte von der Kamera fern, um Ablenkungen zu vermeiden.

Bei virtuellen Meetings im Home-Office sollten zum Beispiel nicht der Raum, sondern Sie im Mittelpunkt stehen. Dabei setzen Sie sich am besten vor eine leere einfarbige Wand frontal vor die Kamera. Virtuelle Meetings können theoretisch von jedem Gerät mit Internetverbindung und Monitor abgehalten werden. Dies ist in der Regel ein Laptop oder ein System für Videokonferenzen.

Für professionelle Meetings sollten Sie immer leistungsfähige Konferenztechnik mit Beamer und – je nach Bedarf – mehreren Monitoren einsetzen. Mikrofone, Lautsprecher oder Freisprecheinrichtungen werden am besten mit Echokompensatoren ausgestattet, um Rückkopplungen und unangenehme Echogeräusche zu unterdrücken. Eine starke Internetverbindung ist auch für reibungslose Videokonferenzen unerlässlich.  

Tipp 7: Vorbereitung ist das A und O  

Jeder weiß, dass eine Videokonferenz mit fehlerhafter Internetverbindung bei einem Teilnehmer und Gesprächsunterbrechungen für alle Teilnehmer unangenehm ist. Testen Sie daher vorab Ton, Bild und Übertragungsqualität, damit alles fehlerfrei startet.

Tipp 8: Spannung erzeugen und immer wieder etwas Neues bieten

Je mehr Meetings und Konferenzen Teilnehmer virtuell besuchen, desto müder werden sie von immer gleichen Prozessen und Planungsprojekten. Vor allem in Online-Meetings mit externen Teilnehmern oder potenziellen Neukunden sollten Sie in Erinnerung bleiben. Die Teilnehmer sollten das Meeting mit einem positiven Gefühl verlassen und sich auf die nächste Veranstaltung freuen.

Vielleicht können Sie Ihren Teilnehmern schon vorab etwas zuschicken, um auch außerhalb des virtuellen Erlebnisses etwas zu bieten? Dies kann eine kleine Mahlzeit, ein Werbegeschenk oder ein Arbeitsblatt für das Meeting sein. Vielleicht können Sie große Gruppen in kleinere Kreise aufteilen, die sich in ihren eigenen virtuellen Konferenzräumen treffen können.

Tipp 9: Konferenzknigge beachten  

Respektvoller Umgang spielt auch bei virtuellen Konferenzen eine wichtige Rolle. Alle Teilnehmer sollten pünktlich erscheinen, einander zuhören und ausreden lassen.

Ein wichtiges Tool ist das Deaktivieren der Mikrofon-Funktion. Bei störenden Umgebungsgeräuschen sollten Sie sich rechtzeitig stummschalten und die Kamera ausschalten. Gewöhnen Sie sich an die „Deaktivieren“-Taste zu drücken, wenn Sie Ihren Platz verlassen.

Tipp 10: Nachbereitung nicht vernachlässigen  

Virtuelle Projektmeetings sollten an alle verschickt werden, zusammen mit Verantwortlichkeiten und Fristen für die nächsten Schritte. Dies vermeidet unnötige Rückfragen und Verzögerungen oder Wiederholungen im nächsten Meeting.

Nach dem Online-Meeting sollten Sie sich bei allen Teilnehmenden für die Teilnahme bedanken. Außerdem sollten Daten, wie Zusammenfassungen der wichtigsten Ereignisse, Links zu etwaigen Aufzeichnungen und Kontaktinformationen zukommen zu lassen. Vor allem ein nachträglicher Post auf Ihren Social Media Kanälen lässt das Event nochmal groß nachleben und weitertragen.

Eventuell gibt es einen nächsten Schritt – nämlich die Ziele, die Sie sich vor dem Event gesetzt haben.  Nutzen Sie die zahlreichen Möglichkeiten, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu bleiben. Nach einer Networking-Session können Sie den Teilnehmern außerdem ein positives Gefühl mit geben.

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Fazit  

Videoanrufe und Online-Meetings sind für viele eine neue berufliche Herausforderung. Mit den genannten Tipps und Tricks beweisen Sie, dass Sie auf der Höhe der Zeit sind. Stellen Sie mit diesen Fähigkeiten Ihr Können auch in virtuellen Diskussionen unter Beweis. Damit garantieren Sie Ihrem Unternehmen nicht nur einen Event-Erfolg, sondern schaffen Erfolg auch bei allen zukünftigen Events.

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