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No Show Rate: Definition, Berechnung und Risiken

Sie haben viel Zeit und Ressourcen in Ihre Veranstaltung gesteckt und nun gibt es unverhältnismäßig viele Teilnehmer die Nicht erscheinen? Wir geben Ihnen zum Thema No Show wichtige Informationen!

Inhaltsverzeichnis

Eine möglichst geringe No Show Rate ist das Ziel aller, die Termine vergeben oder Events unterschiedlichster Art organisieren. Doch was ist damit konkret gemeint, und warum ist es so wichtig, diese Rate möglichst niedrig zu halten?

Was bedeutet „No Show rate?

Die "No Show Rate"  gibt an, wie viel Prozent derjenigen, die sich insgesamt zu einem bestimmten Event angemeldet haben, nicht erschienen sind.

Gemeint sind damit Personen, die zu einem vereinbarten Termin nicht erscheinen oder trotz vorheriger Anmeldung beziehungsweise Reservierung nicht an einem Event teilnehmen.

Der englische Begriff "No Show" lässt sich im Deutschen am besten mit "Nichterscheinen" übersetzen.

No-Show (Gebühren/Rechnung)

No-Show ist eine Situation, in der ein Gast trotz vorheriger Buchung oder Stornierung eines Hotelzimmers nicht anreist. Das Hotel kann dann eine No-Show-Rechnung ausstellen. Ersparte Aufwendungen müssen vom vereinbarten Übernachtungspreis abgezogen werden. Fluggesellschaften bezeichnen Passagiere als No-Shows, die zu einem gebuchten Flug nicht erscheinen oder ihren Flug stornieren.

Wie wird die No Show Quote berechnet?

Für eine Now Show Rechnung muss die Zahl der angemeldeten, aber nicht erschienenen Personen durch die Zahl der insgesamt angemeldeten Personen geteilt werden. Multipliziert man das erhaltene Resultat mit 100, so entspricht dies der No Show Quote in Prozent.

Beispiel: Zu Ihrem Event haben sich 138 Personen angemeldet. 26 Teilnehmer haben letztlich nicht daran teilgenommen. Teilen Sie zuerst 26 durch 138. Die Multiplikation des Resultats mit 100 ergibt dann für diesen Fall eine Quote von 18,84 Prozent.

Warum gibt es No Shows?

Natürlich kann es im Einzelfall immer einmal Gründe geben, weshalb jemand trotz vorheriger Anmeldung nicht an einem Event teilnimmt. Beispiele dafür sind Krankheit, ein plötzlicher Trauerfall in der Familie oder eine dringende berufliche Verpflichtung, die keinen Aufschub duldet – möglicherweise als Vertretung für einen kurzfristig erkrankten Kollegen. All diese Gründe spielen erfahrungsgemäß jedoch nur eine relativ geringe Rolle und können zudem kaum vom Veranstalter beeinflusst werden.

Im Rahmen des Teilnehmermanagements sind vor allem diejenigen Gründe für ein Nichterscheinen interessant, die vom Veranstalter zumindest teilweise beeinflusst werden können, um eine möglichst geringe No Show Rate zu erreichen.

Dazu gehören:

– die Art und Lage des Veranstaltungsorts

Die Verkehrsanbindung, Parkmöglichkeiten, fehlende Informationen zur Anreise oder ein abgelegener Tagungsort sind auch unabhängig vom Wetter wichtige Einflussfaktoren für die No Show Rate.

– die Häufigkeit des Events

Der Anteil der No Shows liegt tendenziell höher, wenn es sich um Events handelt, die entweder häufiger wiederholt werden oder parallel zu anderen für dieselbe Zielgruppe relevanten Events stattfinden.

– eventuelle konkurrierende Events

– der Mangel an unkomplizierten Möglichkeiten zur Absage

Das Thema der Möglichkeiten zur Absage sollte nicht unterschätzt werden. Finden die Teilnehmer zum Beispiel den Absage-Button auf der Website nur schwer, dann machen sie sich oftmals nicht die Mühe diesen zu suchen oder eine Nachricht an den Veranstalter zu senden.

– das Wetter.

Das Wetter lässt sich natürlich ebenfalls nicht durch den Veranstalter beeinflussen, kann aber bei der Planung zumindest als Einflussfaktor mit berücksichtigt werden. Bietet der Veranstaltungsort attraktive Möglichkeiten zum Aufenthalt im Freien für die Pausen oder während der Mahlzeiten? Denn bei der Aussicht, einen ganzen Sommertag in einem fensterlosen Tagungsraum verbringen zu müssen, motiviert schönes Sonnenwetter oftmals zum Nichterscheinen. Umgekehrt hält schlechtes Wetter weniger Menschen von einer Teilnahme ab, wenn die Event-Location leicht und mit verschiedenen Verkehrsmitteln erreichbar ist.

Welche Risiken bestehen bei Events mit einer hohen No-Show-Rate?

Eine hohe No Show Rate ist zunächst einmal ärgerlich, denn oftmals wurde viel Vorbereitung, ein gewisser Aufwand an Kosten und anderen Ressourcen in die Veranstaltung gesteckt. Zumindest einige dieser Punkte hätten verringert werden können, wenn die nicht erschienenen Personen abgesagt hätten.

Bei Live-Events macht sich dies besonders deutlich bemerkbar. Oftmals ergibt sich dann bei rechtzeitiger Absage zum Beispiel die Möglichkeit einen kleineren Raum zu buchen oder weniger Speisen und Getränke zu bestellen. Bei virtuellen Events scheint dieser Punkt weniger ins Gewicht zu fallen, ist aber keinesfalls irrelevant. So ist es beispielsweise möglich, dass die Zahl der Zugänge für die Teilnehmer begrenzt sind und bei einem No Show nicht erneut vergeben werden können.

Darüber hinaus besteht das Risiko, dass die Glaubwürdigkeit und das Ansehen des Anbieters darunter leiden, wenn ein Event nur von wenigen angemeldeten Teilnehmern tatsächlich besucht wird. Dazu kommen versäumte Gelegenheiten, eigene Informationen und Botschaften zu verbreiten sowie den Austausch und die Vernetzung unter den Teilnehmern zu fördern.

Lesetipp: Nachhaltige Events – Worauf kommt es an?

Wie kann man No Shows vermeiden beziehungsweise verringern?

Um zu erreichen, dass möglichst viele der angemeldeten Teilnehmer auch tatsächlich zu einem Event erscheinen, haben sich verschiedene Maßnahmen bewährt. Ein inhaltlich attraktives Event sowie eine attraktive und gut erreichbare Event-Location sind sicherlich zwei der wichtigsten Punkte in diesem Zusammenhang.

Zudem sollten rechtzeitig ausführliche Informationen zur Anreise bereitgestellt werden. Für virtuelle Events gilt dies analog: Statt des Anfahrtsweges geht es hier jedoch darum, rechtzeitig und gut verständlich die Log-in-Prozedur zu erklären und alle notwendigen Zugangsdaten zur Verfügung zu stellen. Ein probates Instrument zur Senkung des Anteils nicht erscheinender Teilnehmer ist darüber hinaus die Preispolitik.

Die Erfahrung zeigt, dass die No Show Rate bei kostenlosen Events besonders hoch, bei Events mit hohen Ticketpreisen dagegen besonders niedrig ist. Das gilt umso mehr, wenn der Ticketpreis bereits vorab zu entrichten ist, um sich einen Platz sichern zu können. Ergänzt werden sollte die entsprechende Preispolitik durch klare Regelungen einer No Show Gebühr, welche Sie bei einem Now Show Teilnehmer in Rechnung stellen.

Im Vorfeld des Events empfehlen sich zudem Erinnerungen per E-Mail oder in anderer geeigneter Form, am besten in Kombination mit einem Check-in-Verfahren. Beispielsweise erhalten alle angemeldeten Teilnehmer kurz vor dem Event eine Nachricht mit der Aufforderung ihre Teilnahme zu bestätigen und damit offiziell einzuchecken oder einen deutlich sichtbaren Absagebutton zu betätigen.

Beispiel Email vor der Veranstaltung

Bei reinen Online-Events ist es zudem wichtig, den konkreten Mehrwert der Live-Teilnahme im Vergleich zu einem späteren Durchsehen von Materialien wie Folien o. ä. zu kommunizieren. So kann beispielsweise auf die Möglichkeit hingewiesen werden, direkt im Webinar mit den Referenten zu diskutieren oder Fragen an renommierte Experten zu stellen.

Bei stark nachgefragten Events sollte eine Warteliste geführt werden, um ausfallende Teilnehmer gegebenenfalls noch rechtzeitig durch andere Interessenten ersetzen zu können.

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Fazit

Eine möglichst geringe No Show Rate ist sicher nicht der einzige Indikator für ein erfolgreiches Event und gutes Eventmanagement, aber zweifellos einer der wichtigsten. Sie hilft dabei, die Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden und trägt zu einer positiven Wahrnehmung des Veranstalters und der weiteren am Event beteiligten Akteure – wie zum Beispiel Referenten oder Panel-Teilnehmer – bei.

Damit die No Show Rechnung eine möglichst niedrige Quote ergibt, ist es zum einen notwendig, die möglichen Gründe für ein Nichterscheinen zu verstehen und bewusst zu vermeiden. Zum anderen sollten bei der Planung des Events geeignete Instrumente, wie Erinnerungsmails, Check-in oder eine Warteliste genutzt werden.

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